Как оптимизировать процесс закупки товаров для большого офиса?

  • 12 июля 2017 14:46:13
  • Отзывы : 0
  • Просмотров: 3867
  • 0
 
Эксперты рекомендуют – ОфисМенеджер, Оптимизация затрат, Организация работы
Решение проблемы распределения заказов в офисе - как улучшить схему взаимодействия с отделами, увеличить скорость обратной связи от ответственных лиц и оптимизировать процесс сортировки.
Централизованный заказ товаров в офис – это не самая сложная задача. Это скажет любой штатный менеджер по снабжению. Более сложный процесс – распределение полученных продуктов между отделами компании. Даже если все подразделения находятся в одном здании, каждая структурная единица компании нуждается в определенной категории товаров. Оптимизация процесса позволит сэкономить время ответственного сотрудника и снизить вероятность ошибок во внутренней логистике.
 
Заказ продуктов и инвентаря
 
Возможно, кому-то покажется странным этот факт, но во многих больших компаниях все еще действует бумажный документооборот. На фоне листика с надписями вроде «Ручка шариковая хорошая – 10 шт.» даже архаичная таблица Excel выглядит более предпочтительной. Как же оптимизировать процесс заказа канцтоваров и другого инвентаря без создания сложных IT-систем?
 
Прежде всего – следует автоматизировать алгоритм подачи заявки. Для этого советуем использовать онлайн-сервис Google Таблицы. В нем можно создать документ, в котором будут указаны колонки со всеми отделами предприятия и доступными для заказа позициями. Ответственный сотрудник каждого подразделения вносит в ячейки количество необходимых товарных единиц, в отдельной колонке подсчитывается итоговое значение. Если в компании действует финансовые лимиты, то в отдельном блоке можно посчитать предварительную сумму всего заказа.
 


На практике такую таблицу может создать любой сотрудник IT-подразделения буквально за 10 минут. В дальнейшем ответственное лицо просто передает итоговый заказ поставщику.
 
Распределение полученного заказа
 
Куча ящиков, полотно с перечнем продуктов, непонятно, в каком контейнере что лежит – типичная картина для снабженца. Избавиться от такой периодической головной боли мечтает каждый завхоз. Решение ситуации – выбрать поставщика, который не просто привезет товар в офис, но и отсортирует все позиции товаров уже на складе.
 
Согласитесь, приятнее получить отдельные контейнеры для каждого отдела, чем хаотично упакованный инвентарь. А если к каждому ящику будет прилагаться упаковочный лист, то его можно сразу отправлять его в нужный отдел, исключив избыточный этап проверки.
 
Для распределения заказа на этапе упаковки необходимо отправить список потребностей каждого отдела менеджеру поставщика. Клиенториентированные компании готовы принять в работу даже описанную выше Google Таблицу.
 
В компании ОфисМенеджер уже давно действует бесплатная услуга распределения товаров на этапе логистики. Помимо остальных преимуществ, подобный алгоритм решает проблему некорректного перемещения товаров внутри офиса – ведь благодаря упаковочному листу каждое ответственное лицо отдела может сверить перечень вложенных в контейнер позиций со своим первоначальным заказом. Экономьте свое время – доверьте нам трудоемкую работу по сортировке.
 
 
 
© ООО «Офисменеджер» 2007-2021
Создание и продвижение сайта