Подготовка помещения для совещаний, конференций, деловых переговоров

  • 11 февраля 2016 10:07:14
  • Отзывы : 0
  • Просмотров: 5740
  • 0
 
Эксперты рекомендуют – ОфисМенеджер, Организация работы

Важную роль при подготовке к деловой встрече и переговорам играет выбор места их проведения и правильная организация, которая учитывает все детали будущего мероприятия

Любая деловая встреча, независимо от её формата преследует одну цель – совместное решение насущных проблем путём достижения определённых договорённостей. Результативность любой встречи зависит от лояльности собеседников друг к другу. Чтобы создать доверительное отношение между участниками совещания, конференции, переговоров необходимо позаботиться о соответствующей атмосфере. Или другими словами: «Если хотите достичь больших результатов, позаботьтесь о мелочах».

В число таких «мелочей» входят:

·         подходящее для переговоров помещение;
·         необходимая для проведения встречи мебель, её правильная расстановка;
·         канцелярские принадлежности (бумага для записей, блокноты, ручки, папки и др.);
·         посуда;
·         напитки и продукты питания.

Помещение

При подготовке к встрече необходимо оценить, насколько хорошо оборудовано выбранное вами помещение, отвечает ли оно современному стилю и этикету делового общения. Особое внимание необходимо уделить обеспечению чистоты, порядка, наличию необходимых технических средств. Помещение должно быть хорошо освещено, снабжено вентиляцией и кондиционером.

Мебель

Во время проведения переговоров, совещания, конференции ничто не должно отвлекать собеседников, поэтому в цветовой гамме мебели должны преобладать более спокойные тона.

Как правило, в кабинетах руководителей столы установлены буквой «Т», что подчёркивает доминирующее положение его хозяина. И если в повседневной жизни это оправдано, то для проведения официальных встреч, важных переговоров лучше выбрать круглый или прямоугольный стол, где все участники встречи будут чувствовать себя равноправными. Стулья также должны снимать статусные различия, поэтому мы рекомендуем использовать обычные офисные стулья, например Стул офисный (Iso Black) или  Стул офисный (Iso Chrome).



Канцелярские принадлежности

Принимающая сторона отвечает за техническое оснащение переговоров, в число которого входят и канцелярские товары. Это не только является признаком хорошего тона, но и настраивает на деловой лад: на каждом месте, предназначенном для любого из участников должны лежать блокноты, например Блокнот А4, 80 л., пластик. обложка или Блокнот А7, 96 л., пластик. обложка, ручки, например Ручка роллер, черная, Picasso или Ручка шариковая FORWARD, а также карандаши, например Карандаш графитный с резинкой Oriental.  



Посуда

Чтобы появление гостей в офисе не было для вас неожиданностью, необходимо иметь стандартный сервировочный набор, в который входят: чайный и кофейный сервизы, сахарница, подставки для салфеток, поднос. Ещё один обязательный атрибут на любой встрече – фужер для воды или более демократичные и гигиеничные Стаканы пластиковые прозрачные или Стаканы картонные. Для приёма горячих напитков используются Стаканы пластиковые прозрачные для горячих напитков.



Для небольших перекусов можно использовать пластиковую посуду: Тарелки белые пластиковые, Вилки одноразовые белые и др.

Напитки и продукты питания

По правилам гостеприимства и делового этикета на столе для переговоров должна присутствовать вода, количество которой подбирается с таким расчётом, чтобы каждый участник встречи имел к ней свободный доступ. Необходимо учесть, что среди гостей могут присутствовать те, кто пьёт Воду минеральную негазированную и те, кто отдаёт предпочтение Воде минеральной слабогазированной.



Как известно самые важные вопросы решаются во время чаепития: угостите ваших гостей чашечкой зелёного чая Dragon или молотого кофе Monarch Espresso – это поможет создать более тёплую обстановку и сформировать положительный имидж вашей компании.

Если планируется длительная встреча, то в перерывах можно подать угощение: бутерброды, фрукты, кондитерские изделия. Фуршет лучше организовать в отдельном помещении. 

 
 
 
© ООО «Офисменеджер» 2007-2021
Создание и продвижение сайта