Идеальное совещание

  • 16 мая 2012 00:00:00
  • Отзывы : 0
  • Просмотров: 2132
  • 0
 
Полезная информация

Как правило, в большинстве организаций, совещания проводятся в определенный день недели, в начале рабочего дня.

Роль офис-менеджера в подготовке совещаний или собрания

Как правило, в большинстве организаций, совещания проводятся в определенный день недели, в начале рабочего дня. И главные обязанности офис-менеджера (секретаря) на этом мероприятии это — подготовка документов для совещания, расходных материалов, оповещение участников, контроль за своевременной явкой, а так же отчет руководителю о причинах отсутствия сотрудников, если так уж вышло.

Одна из самых важных обязанностей офис-менеджера — это обеспечение участников канцелярскими товарами для комфортного проведения совещаний.

Стоит принимать во внимание программу совещания. Исходя из потребностей, нужно заранее подготовить раздаточные материалы: ручки, блокноты, бумагу, текстовыделители. Если есть необходимость в проведении презентации необходимо проверить наличие флипчарта, маркеров, магнитов (если есть магнитная доска), возможно, пополнить запасы блокнотов для флипчартов.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола, прохладительные напитки со стаканами. Стоит учитывать, что у каждого человека свои вкусы и предпочтения. Поэтому в наличие должно быть несколько видов прохладительных напитков, кофе, зеленый и черный чай, вода газированная и без газа. Возможно, совещание задержится, в этом случае необходимо иметь про запас легкие закуски, печенье, конфеты, фрукты.

Большая часть совещаний или собраний проводятся по плану, что позволяет секретарю в полной мере приготовиться к этому мероприятию. Офис-менеджер должен заранее подготовить необходимые документы, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания.

Если это плановое совещание с большим количеством участников разных уровней и рангов — подготовка может занимать до 2х недель. Офис-менеджер уточняет дату, место и время проведения, повестку совещания, докладчиков и т.д.

Следующий этап — оповещение участников совещания.

Если офис-менеджер не принимает участие в обсуждении, то он обязан: раздать материалы участникам, подобрать материалы и документы для руководства. Офис-менеджеру может быть поручено ведение протокола собрания.

В процессе совещания, офис-менеджер не должен отлучаться из офиса, так как в любой момент руководителю может потребоваться его помощь.

При возникновении экстренных ситуаций, требующих немедленного реагирования руководства, офис-менеджеру следует записать поступающую информацию и стараясь не отвлекать присутствующих, передать записанную информацию руководителю.

 

 
 
 
 
© ООО «Офисменеджер» 2007-2021
Создание и продвижение сайта