Записки офисного снабженца

Случалось ли вам когда-либо заботиться о нескольких десятках капризных детей? Наверное, вы решили, что далее последует рассказ куратора летнего лагеря, либо учительницы младших классов. Но вы ошибаетесь. Эта история – детали нелегких рабочих будней офис-менеджера, в обязанности которого входит закупка канцтоваров для всего офиса.

Случалось ли вам когда-либо заботиться о нескольких десятках капризных детей? Наверное, вы решили, что далее последует рассказ куратора летнего лагеря, либо учительницы младших классов. Но вы ошибаетесь. Эта история – детали нелегких рабочих будней офис-менеджера, в обязанности которого входит закупка канцтоваров для всего офиса.
Взрослые часто бывают более требовательными по сравнению с детьми. Не известно почему, но сотрудники часто испытывают особо теплые чувства к канцелярским принадлежностям. Например, коллега может слезно просить оформить для нее закупку ручек с разноцветными ластиками, которые сняли с производства месяцев 6 назад. Потому что, именно с помощью этого инструмента ей лучше всего писать записки сыну. Или когда поступает предложение блокноты а4 купить для каждого сотрудника с разными обложками, поскольку так будет «ярче и прикольнее». А как вы думаете, насколько легко подобрать шестьдесят одноформатных офисных тетрадей так, чтобы каждая отличалась по цвету?
Если кто-либо сталкивался с подобными ситуациями  - выходом может быть четкая систематизация запросов, например, следующим способом:

1. все сотрудники формулируют свои потребности относительно канцелярских товаров и высылают их на почту отвечающему за подобные вопросы человеку на протяжении  2-3 дней в месяц максимум. В остальные периоды запросы и жалобы не принимаются.
2. В случае если количество людей в коллективе превышает сотню, из каждого отдела выделяется ответственный человек, который аккумулирует нужды коллег и отсылает запрос снабженцу.
3. Нужно составить четкие правила относительно параметров закупки. Например, если политика компании предполагает приобретение канцтоваров, соответствующих основным корпоративным цветам, никакого разнообразия в стиле весенней радуги сотрудникам ожидать не стоит.
4. Хороший снабженец всегда держит у себя небольшой запас стратегически важных товаров, например, такой вид канцтоваров как книги канцелярскиe всегда должен быть под рукой в случае необходимости.
5. Сотрудников надо иногда баловать. Подобный принцип повышает мотивацию почти также как  прибавка к зарплате. Поэтому, если купить цветные блокноты никак не получится, можно порадовать офисный народ  яркими закладками. В каждом правиле найдется пространство для компромисса.

Опытный менеджер найдет способ, как организовать процесс офисных закупок максимально эффективно. В такого человека покупки будут вписываться в выделенный бюджет, а сотрудники будут благодарны за проделанную работу. Чтобы добиться подобного результата, нужно приложить усилия, и преодолеть первые трудности, чтобы наслаждаться налаженной работой в дальнейшем.